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Dématérialisation des factures fournisseurs : les avantages

Dématérialisation des factures fournisseurs : les avantages

A l’ère de l’informatique, passer du support physique au support numérique des documents, ou créer ces derniers pour fluidifier divers processus, est un pas que de plus en plus de structures franchissent avec succès, et ce, quelle que soit leur taille. Voici un petit point sur les avantages qu’offre la dématérialisation des factures fournisseurs pour les entreprises.

Meilleure gestion des factures

L’essence même de la création du processus de dématérialisation était de faciliter le traitement des données. Dans l’absolu, on parle d’une gestion plus efficace des factures, mais celle-ci génère en fait plusieurs autres avantages. En diminuant au maximum l’utilisation de support physique (il s’agit généralement de papier, mais également de film ou microfilm), le stockage des données est plus pratique et rend également la recherche de facture plus facile, ce qui permet donc une gestion plus fluide des factures fournisseurs.

Au niveau de la comptabilité, l’automatisation du processus d’intégration des factures permettra d’alléger le travail et préviendra d’éventuelles erreurs. Chaque facture pourra aussi être reçue de façon quotidienne ou hebdomadaire, selon le choix de l’entreprise ou du département concerné.

Les échanges entre l’entreprise et ses fournisseurs optimisés

Cet avantage est la conséquence directe d’une gestion de factures plus efficace. Passer du support papier au support numérique accélère les échanges d’informations entre une entreprise et ses fournisseurs. La réception des factures de manière automatisée permet d’intégrer une information rapidement. La pratique est d’ailleurs si efficace – mais toujours assez peu pratiquée – que le secteur public verra la facturation électronique devenir obligatoire d’ici 2 ans en Europe.

Des épargnes bien ressenties

Bien sûr, passer à la dématérialisation de facture nécessitera un investissement en termes de moyens financiers et de temps à l’entreprise, mais lui permettra aussi à moyen et long terme de faire des économies. Le calcul est simple, en diminuant le temps passé à faire des recherches laborieuses, des photocopies ou scans de documents divers, la société gagne donc aussi de l’argent. Avec une dématérialisation des factures fournisseurs efficace, la diminution des coûts matériels (papier, encre…) sera effective, puisqu’on compte à peu près 5 exemplaires de facture dans chaque entreprise. En passant à la facture électronique, une société peut facilement économiser jusqu’à 90% de ses factures fournisseurs.

Un archivage beaucoup plus sûr

La diminution des supports physiques est souvent redoutée à cause des risques liés à l’exposition des données ou à la perte des documents, du moins c’est ce que beaucoup imaginent encore. La dématérialisation des documents permet pourtant un stockage beaucoup plus sûr grâce à un système qui permet de sauvegarder les données.

Cette protection peut être encore plus accrue en faisant le choix d’externaliser le stockage des données en faisant appel à une société qui offre un archivage (toujours sécurisé) dans le cloud. Ce dernier offre d’ailleurs un avantage en plus de la sûreté du stockage : il permettra au personnel qualifié d’avoir accès aux données, et ce, à distance et en toute sécurité dans un espace personnel, mais également de les traiter si besoin.

Réduit, voir supprime les locaux de stockage

Si cet avantage est intéressant pour les grandes entreprises, il l’est d’autant plus pour les PME. En effet, la réduction ou la suppression d’un local consacré à l’archivage des factures fournisseurs peut être une des raisons les plus intéressantes pour passer à la dématérialisation pour les plus petites entreprises (notamment en termes de local de travail). Cette possibilité offrira à une entreprise d’exploiter de façon plus optimisée son local.

Un petit coup de pouce pour l’écologie

Si de ce côté, le passage au numérique reste pour le moment à parfaire, c’est un geste qu’une société peut néanmoins se targuer de faire pour l’écologie, surtout dans un moment critique où les ressources naturelles de la planète sont dans le rouge.

 

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